Αν λαμβάνετε καθημερινά αρκετά μηνύματα (e-mail) στο inbox σας και νιώθετε ότι “χάνεστε” από ένα σημείο και μετά, μάλλον ήρθε η ώρα να χρησιμοποιήσετε τα Φίλτρα (Filters), ένα ιδιαίτερα χρήσιμο και πρακτικό χαρακτηριστικό του Gmail.
Χρησιμοποιώντας τα φίλτρα στο Gmail μπορείτε να δημιουργήσετε μια αυτοματοποιημένη διαδικασία διαγραφής, πρόσθεσης μηνυμάτων σε ετικέτες (labels), προώθησης σε μια άλλη διεύθυνση, κτλ., στα e-mail που λαμβάνετε, με βάση πάντα το συνδυασμό κριτηρίων όπως τον αποστολέα, τον παραλήπτη, λέξεων-κλειδιών, και άλλων.
Η διαδικασία δημιουργίας ενός νέου φίλτρου χωρίζεται σε δύο μέρη. Στο πρώτο μέρος θα χρειαστεί να φιλτράρετε τα e-mail σας βάση κάποιων κριτηρίων που θα επιλέξετε εσείς, και στο δεύτερο μέρος θα επιλέξετε την ενέργεια που θα πραγματοποιείτε στα φιλτραρισμένα e-mail.
Ας τα δούμε όμως πιο αναλυτικά βήμα-βήμα.
Δημιουργία Φίλτρου (Filter)
1. Πατήστε στο σύνδεσμο Δημιουργία φίλτρου (Create a filter) που βρίσκετε στα δεξιά της Αναζήτησης.
Όπως θα δείτε και στο παρακάτω παράθυρο, στο σημείο αυτό μπορείτε να επιλέξετε τα κριτήρια με βάση τα οποία θα φιλτράρονται τα μηνύματα που θα λαμβάνετε, καθώς επίσης και σε αυτά που έχετε ήδη λάβει.
Στα πεδία Από (From), Προς (To), Θέμα (Subject), Περιέχει τις λέξεις (Has the words) και Δεν έχει (Doesn’t have) εισάγετε τα κριτήρια της αναζήτησης σας. Μπορείτε να συμπληρώσετε ένα ή και περισσότερα πεδία. Επίσης, αν επιθυμείτε να φιλτράρονται μηνύματα που περιέχουν συνημμένο αρχείο, τικάρετε την επιλογή Έχει συνημμένο αρχείο (Has attachment).
Αφού συμπληρώσετε τα κριτήρια, πατήστε στο κουμπί Δοκιμή αναζήτησης (Test Search) για να δοκιμάσετε τα αποτελέσματα του φίλτρου άμεσα. Δοκιμάστε αρκετές φορές, μέχρι να βρείτε τα αποτελέσματα που επιθυμείτε.
Για παράδειγμα, αν θέλουμε να φιλτράρουμε όλα τα e-mail που δεχόμαστε από τη διεύθυνση [email protected] (το συγκεκριμένο e-mail χρησιμοποιείται χάριν παραδείγματος), τότε θα εισάγουμε το e-mail στο πεδίο Από (From). Με το ίδιο τρόπο, μπορείτε να επιλέξετε τα δικά σας κριτήρια.
Αφού ολοκληρώσετε την παραπάνω διαδικασία, πατήστε στο κουμπί Επόμενο βήμα (Next step) για να συνεχίσετε στην επιλογή της ενέργειας του φίλτρου που δημιουργήσατε.
Σε αυτό το σημείο, επιλέξτε μία ή περισσότερες ενέργειες από την λίστα, οι οποίες θα εφαρμοστούν στα μηνύματα που έχετε φιλτράρει στο προηγούμενο βήμα.
Για παράδειγμα, στο φίλτρο που δημιουργήσαμε για τα μηνύματα που θα δεχόμαστε από την διεύθυνση [email protected], που αναφέραμε προηγουμένως, μπορούμε να τα διαγράφουμε αυτόματα, τικάροντας την επιλογή Διαγραφή (Delete) ή να τα αρχειοθετούμε απευθείας τικάροντας την επιλογή Παράλειψη εισερχομένων (Skip the inbox), ομοίως για τις υπόλοιπες ενέργειες.
Το φίλτρο που πρόκειται να δημιουργήσετε θα εφαρμόζεται αυτόματα σε όλα τα νέα e-mail που θα λαμβάνετε, δεδομένου ότι εμπίπτει στα κριτήρια που ορίσατε. Αν θέλετε να εφαρμόσετε το φίλτρο για τα e-mail που υπάρχουν ήδη στο inbox σας, τικάρετε την επιλογή Εφαρμογή του φίλτρου ήδη στις παρακάτω (Also apply filter to).
Τέλος, για να δημιουργήσετε το φίλτρο πατήστε στο κουμπί Δημιουργία φίλτρου (Create filter).
Αυτό ήταν!
Επίσης, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα φίλτρο απευθείας από ένα e-mail που διαβάζετε πατώντας στο κουμπί Περισσότερα (More) και επιλέγοντας Φιλτράρισμα μηνυμάτων όπως αυτά (Filter messages like these). Έπειτα ακολουθήστε τη διαδικασία που περιγράψαμε παραπάνω.
Επεξεργασία και Διαγραφή Φίλτρων (Filters)
Αν θέλετε να επεξεργαστείτε ή να διαγράψετε φίλτρα που έχετε ήδη δημιουργήσει, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα.
Πατήστε στον τροχό που βρίσκεται πάνω δεξιά και επιλέξτε Ρυθμίσεις Mail (Mail Settings).
Μεταφερθείτε στην κατηγορία Φίλτρα (Filters).
Βρείτε το φίλτρο που θέλετε να επεξεργαστείτε ή να διαγράψετε και επιλέξτε Επεξεργασία (Edit) ή Διαγραφή (Delete) αντίστοιχα.
Στην περίπτωση επεξεργασίας ενός φίλτρου, ανανεώστε τα κριτήρια επιλογής σας όπως και τις ενέργειες και πατήστε στο κουμπί Ενημέρωση φίλτρου (Update filter) για να ολοκληρώσετε τη διαδικασία.
Be the first to comment